Participar como expositor en una feria requiere una serie de preparativos previos. Muchos de estos son la base para conseguir que nuestra presencia en el evento sea un éxito, pero siempre existen variables inevitables que pueden alterar nuestro presupuesto. En este post queremos hablar de lo imprescindible, de aquello que va a suponer la mayor parte de nuestra inversión para la ocasión.

1. Localización del stand.

Si se quiere disponer de un espacio bien situado en el recinto ferial es necesario reservarlo semanas o meses de anticipación. Esta variable es el punto de partida y la que determinará en gran medida el resto del presupuesto. Un mayor espacio requiere más personal, un mayor coste en el diseño del stand, etc.

2. Diseño.

En el diseño es donde podemos disponer de cierta flexibilidad en los costes.
No es necesario tirar la casa por la ventana y crear un stand de diseño para impresionar a los visitantes, existe una gran variedad de alternativas altamente efectivas para atraer a posibles clientes potenciales y dar una buena imagen de marca. Hablamos de roll ups impresos, photocalls personalizados, lonas de vinilo o mostradores para feria con el logotipo y los colores corporativos.

3. Envío y relevo

Tanto si vamos a participar en varios eventos seguidos o solamente en una feria, la logística suele ser el elemento más variable y problemático. Por ello un buen consejo es sobrepresupuestar. El tiempo, la de mano de obra, el transporte y los cambios de última hora pueden hacer que la partida que habíamos calculado sea insuficiente por lo que es importante intentar planearlo todo con la máxima precisión posible e incluir un cojín en el presupuesto para cubrir aquello inesperado.

4. Instalación y desmontaje

Cabe la posibilidad de que la instalación y el desmontaje no estén incluidos en los servicios logísticos por lo que, si no queremos hacerlo nosotros mismos, deberíamos incluirlo en el presupuesto. A menudo los organizadores del evento frecen este servicio a los expositores y no es necesario contratarlo de forma externa.

5. Servicios

Electricidad, teléfono, internet, alfombras, asientos, limpieza,… son servicios necesarios para poder participar en una feria con todas las comodidades. Estos también los ofrecen los organizadores y son vitales para el funcionamiento, por lo que hay que tenerlos en cuenta a la hora de hacer números.