Organizar un evento corporativo no es tarea fácil y puede suponer un gran reto sobretodo, para aquellos que no están acostumbrados. A continuación, te damos algunos consejos para mejorar tu organización.
1. Definir objetivos
Definir los objetivos del evento es uno de los puntos más importantes. Estos pueden estar relacionados con el lanzamiento de un nuevo producto, una promoción, incremento de ventas, captar y fidelizar a clientes o bien, pueden girar entorno la propia marca para formar y motivar a los empleados.
Sea cual sea tu objetivo siempre tiene que cumplir con las bases del método SMART: específicos, medibles, alcanzables, relevantes y temporales. Esta será la única manera en la que podrás tener muy claras las acciones a realizar durante el evento para conseguirlos.
2. Diseñar y organizar el evento
La planificación y el diseño engloba muchas partes desde la visual, la creación de la temática y material hasta la logística, el tiempo de montaje, los horarios de llegada, las actividades, etc. Del diseño u organización dependerá el éxito del evento.
Nosotros creemos que una parte muy importante es la del diseño ya que ayuda a añadir ese toque personal y corporativo. Por eso, los productos impresos no pueden faltar. Los roll up baratos suelen ser los básicos más utilizados por su versatilidad, precio económico y disponibilidad en diferentes medidas. No te olvides de añadir un photocall personalizado, actualmente habilitar un espacio donde los invitados puedan realizarse fotos ¡es tendencia!
Si tu evento sigue una línea ecológica en Jumboprinters, la imprenta online especializada en eventos, hemos creado diferentes kits fabricados con materiales 100% reciclables, reciclados e impresos con tintas ecológicas. Si quieres añadir otros soportes ecológicos también puedes encontrar lonas impresas, vinilo ecológico blanco y foam impreso.
3. Elegir día, hora y lugar
Empieza a buscar sitios donde realizarlo lo antes posible, ya que suele ser una de las partes más complicadas de la organización. Además, este puede ser que también te condicione a la hora de fijar la fecha. Intenta siempre realizarlo de lunes a viernes y que no coincida con otras celebraciones para asegurarte que asisten el máximo número de personas.
4. Crear estrategia de comunicación y difusión
Es muy importante tener una estrategia de comunicación para difundir el evento tanto antes como después. Un evento no existe si no se comunica así pues, aprovecha para promocionar el evento en los diferentes canales tanto internos como externos. Las redes sociales son uno de tus mejores aliados ya que te ayudarán a promocionar el evento y a retransmitirlos.
No te olvides de aprovechar todo el material que has generado en el evento para comunicarlos después. ¡Este es uno de los puntos más importantes!
5. Medir y realizar un seguimiento posterior
Establece métricas y analiza los datos que obtendrás del evento para poder saber si has cumplido con las expectativas iniciales del evento. No nos debemos olvidar que la opinión de los asistentes también es importante y te dará información muy valiosa. Ya sea por aquellos cosas que han gustado más o aquellas que han gustado menos, ¡pero podrás mejorarlas para futuros eventos!
